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Selbst- und Zeitmanagement – Handbuch – Inhalte
Viele Führungskräfte und in verantwortlichen Positionen Mitarbeitende leiden unter einem übervollen Kalender, die Aufgabenvielfalt ist groß und das tägliche Pensum oft nicht zu bewerkstelligen. Getrieben von den anfallenden und oftmals dringenden Arbeiten verlieren sie leicht das Ziel aus den Augen. Um im Umgang mit der eigenen Zeit in die Steuerung zu kommen, die eigene Arbeitsorganisation zu verbessern und mehr freie Zeit für notwendige Regenerations-phasen zu finden, gilt es, ein wirksames Zeitmanagement zu entwickeln.
Doch was genau ist unter „Zeitmanagement“ zu verstehen?
Zeitmanagement befasst sich mit Vorgehensweisen und Methoden, mit denen Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit optimal nutzen können.
In diesem Zusammenhang gilt zu beachten, dass dieser Ausdruck an sich nicht korrekt ist. Denn der gebräuchliche Begriff „Zeitmanagement“ suggeriert, dass sich die Zeit managen lässt. Doch die Ressource Zeit lässt sich nicht managen. Sie ist eine Konstante. Jedem stehen nun mal 24 Stunden täglich zur Verfügung.
Möglich ist jedoch, sich selbst zu managen: Sich so zu organisieren, dass Sie in der begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit möglichst viel erreichen. Deshalb treffen die Begriffe Selbstmanagement oder Selbstorganisation eher den Kern dessen, worum es hier geht.
Sich selbst zu organisieren und dabei seine Zeit optimal zu nutzen hat sehr viel mit Organi-sation, Priorisieren, Delegieren und konkreter Planung zu tun – Tätigkeiten unseres beruf-lichen Alltags eben. Hierzu erhalten Sie in diesem Handbuch eine Fülle von konkreten Hinweisen.
Für dieses berufliche Handeln sind jedoch Anhaltspunkte erforderlich, die z.B. die Grundlage sachgerechten Priorisierens bilden – und ein „big picture“: Ein Zweck in einem Kontext, dem wir uns verpflichtet fühlen. Dies ist in der Regel das Unternehmen, für das wir tätig sind.
Zeitmanagement und Selbstorganisation dienen dazu, im Sinne unseres Unternehmens effizient zu arbeiten, will heissen: Mit möglichst geringem Aufwand (an Zeit) eine möglichst grosse Wirkung zu erzielen: Die uns gestellten Aufgaben optimal zu erledigen. Dabei wird uns der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz noch beschäftigten (s. Kap. 03).
Hierzu bedarf es einer inneren Haltung der Klarheit – etwa über meine Ziele und die des Unternehmens; auch über den Sinn, den ich in meinem beruflichen Tun sehe und den ich meinem (derzeitigen) Leben gebe. Wenn uns dies gegenwärtig ist und wir dem zustimmen können, verinnerlichen wir die damit verbundenen Aufgaben, können mit zunehmender Erfahrung besser erfassen, was für das Erreichen dieser Ziele mehr oder weniger bedeut-sam ist – und sind damit bereits intuitiv dabei, sachgerecht zu priorisieren, d.h. etwa zwischen „dringlich“ und „wichtig“ zu unterscheiden, auf der Basis dieser Unter-scheidung zu delegieren u.a.m. (s. Kap. 03).
Führungskräfte können sehr viel dazu beitragen, dass wir uns die Ziele des Unternehmens als Orientierungspunkte für unser berufliches Handeln aneignen: Indem sie sich a) selbst darüber im Klaren sind, b) sie transparent machen und c) Ihre Mitarbeitenden mit auf den Weg dahin nehmen – etwa, indem sie mit ihnen in Jahresgesprächen ermitteln, worin diese Unternehmensziele mit deren beruflichen Zielen übereinstimmen, bzw. sie aufmerksam im Blick haben, ob und inwieweit aus deren Sicht die eigene Persönlichkeit, das berufliche Erfahrungswissen und der Handlungsspielraum in ihrer Position in Übereinstimmung sind:
Je klarer die Unternehmensziele formuliert sind und je mehr sich die Mitarbeitenden darin in ihrer individuellen beruflichen Situation wiederfinden, desto stärker können die Hinweise für konkretes selbstorganisiertes Verhalten, die Sie in diesem Handbuch finden, im Sinne Ihres Unternehmens und der inneren Genugtuung der Mitarbeitenden wirksam sein, denn dann sehen sie eine Verbindung zwischen den zeitlichen Gegebenheiten bzw. Zwängen ihres beruflichen Handelns und sich selbst. Sie verinnerlichen diese, eignen sich auf diesem Wege die Zeit an (d.h. nehmen sie nicht mehr als etwas außerhalb von Ihnen Stehendes wahr) und sehen so mehr Möglichkeiten, die ihnen zu Verfügung stehende Zeit und sich selbst effizient zu organisieren. Ich sehe neben Klarheit (insb. über unsere Ziele) unsere Haltung in einer weiteren Richtung als wesentlich an: Das Maß an innerer Sammlung, Konzentration, Präsenz. Dies ist mit der Frage verbunden, ob ich, wenn ich arbeite, wirklich „da“ oder in Gedanken mit anderem beschäftigt bin. Dies können private Themen wie ein krankes Kind zuhause sein. Ich kann jedoch auch dadurch mit meiner Aufmerksamkeit gebunden sein, dass ich im Umgang mit dem einen oder der anderen Kolleg/in aufgrund bisheriger Erfahrungen einen „Film“ vor dem inneren Auge ablaufen sehe mit Fragen wie „Was will der jetzt?“, „Was bezweckt er damit?“, „Die/der wieder …!“ und dabei, weil etwa vergangene Konflikte oder Ungereimtheiten unerledigt im Raume stehen, damit beschäftigt bin, ihr Reden und Handeln zu deuten und interpretieren im Sinne von „Was führt sie/er jetzt wieder (evtl. ‚gegen mich‘) im Schilde?“.
Sie werden den Satz „Er/Sie machte einen aufgeräumten Eindruck“ kennen und eine Vorstellung davon haben, was damit gemeint ist. Aufgeräumt und wach, ganz “da“ und präsent sein, sich „in seiner Haut wohlfühlen“ sind wesentliche, oft unterschätzte Merkmale effizienter Selbstorganisation und bilden den Inhalt des ersten von 9 Kapiteln:
1. Präsent und aufmerksam sein.
2. Ziele.
3. Priorisieren und mehr.
4. Unser Arbeitsplatz / Ablagen.
5. Planen.
6. Notizen machen, Checklisten erstellen.
7. Vorgänge standardisieren.
Sich in der verfügbaren Zeit effizient zu organisieren gilt auch für Teams, die sich zu Besprechungen zusammenfinden:
8. Besprechungen effizient gestalten.
Bei der Planung meiner Arbeit zu priorisieren setzt Entscheidungen beim Gewichten nach bestimmten Kriterien voraus. Darin in der Steuerung zu sein und zu bleiben kann bedeuten, dass ich darin gefordert bin, eine Balance zwischen den verschiedenen an mich gestellten Zeitansprüchen zu finden und mich dabei gegenüber Menschen bzw. Kolleg/-innen, die etwas von mir verlangen, abzugrenzen. Sich abzugrenzen ist neben der Fähigkeit, zur Ruhe zu finden, ein wesentliches Merkmal wirksamer Selbstführung. Sich selbst zu führen geht über Selbstmanagement hinaus, indem es die Fähigkeit eines guten Umgangs mit sich selbst beschreibt, d.h. in verschiedenen Bereichen des Lebens auf sich zu achten. Daher ergänze ich diese beiden Themen um Hinweise dazu, wie Sie in einem vom langen Sitzen geprägten Arbeitsalltag genügend in Bewegung kommen:
9. Sich selbst führen –
Nein sagen können. Zur Ruhe finden. In Bewegung sein.